Microsoft acces

Microsoft acces

III. DASAR TEORI

Microsoft Access adalah program pengolah data base yang canggih yang biasanya digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah yang misalnya, untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lain sebagainya. Mungkin pada saat ini banyka yang menganggap bahwa microsoft access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapi anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat melewatinya.

Pangkalan data^[1] atau basis data (bahasa Inggris: database), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kuitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis.

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

 (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.

1. Membuka Microsoft acces 2007

a. klik start menu -- all program -- microsoft office -- klik ms.office access 2007
b. setelah itu akan muncul get started access, pada bagian new blank database, klik "new database".


c. pada monitor sebelah kanan bawah perhatikan muncul seperti ini:

pada gambar diatas, bagian file name, kita isi dengan nama database, kemudian disebelah kanan nya ada ikon folder, digunakan untuk browse, memilih dimana kita akan menyimpan database tersebut, ingat-ingatlah nama database dan lokasi nya.
kemudian klik tombol "create" maka akan muncul halaman ms. aaccess seperti ini:

perhatikan pada title, sudah ada nama database yang kita buat tadi yaitu "latihan".
d. Selanjutnya kita akan membuat tabel, yaitu kita gunakan untuk memasukkan data-data. Caranya klik tab "create", kemudian pilih ribbon "table design" seperti gambar dibawah ini:

e. maka akan muncul halaman untuk membuat tabel, contoh berikut tabel yang saya buat:


bagian field name, akan menjadi judul kolom tabel nantinya, kemudian bagian data type adlah jenis data yang nanti akan kita masukkan. nah pada field kode buku merupakan kode unik untuk setiap buku, kode buku ini yang akan membedakan buku yang satu dengan buku yang lainnya. maka kita jadikan primary key. Caranya klik pada kode buku, kemudian klik gambar kunci "primary key". hasilnya didepan field kode buku, akan ada gambar kuncinya.kemudian kita close tabelnya, dan jika muncul pertanyaan untuk menyimpan, klik "yes" kemudian isikan nama tabelnya:

ketik nama tabel, dan klik OK.
Sekarang kita bisa mengisikan data pada tabel tersebut seperti ini:
Mengenal tipe data acces

TIPE DATA
Tipe Data	Kegunaan	Contoh Penggunaan
Text	Digunakan untuk menyimpan data alphanumerik. Digunakan untuk menyimpan data teks atau angka yang tidak digunakan untuk operasi matematika.	Nama, Alamat, Telepon
Memo	Long Text. Digunakan untuk menyimpan teks panjang, seperti catatan atau deskripsi	Ringkasan Tulisan, Sekilas Pandang Buku
Number	Untuk menyimpan data numerik. Digunakan untuk menyimpan angka yang digunakan untuk perhitungan matematika.	Umur, Panjang, Berat, Jumlah. Untuk data keuangan gunakan tipe data Currency
Autonumber	Berupa angka bulat (bukan pecahan). Biasa digunakan untuk field kunci (Primary Key) tabel. Field yang bertipe autonumber akan terisi otomatis secara berurut dan unik.
Date / Time	Untuk menyimpan tanggal	Tgl Lahir, Tgl Masuk
Currency	Untuk menyimpan data keuangan	Saldo, Harga Pembelian, Harga Penjualan
Yes/No	Untuk menyimpan data logic. Digunakan untuk menyimpan data Yes atau No saja	Beasiswa/ Non Beasiswa , Pegawai/Non Pegawai
Hyperlink	Digunakan untuk menyimpan alamat web
OLE Object	Digunakan untuk menambahkan OLE Object seperti dokumen word, excel, power point, gambar, suara

Dalam Access kita menentukan jenis tipe data dari field, untuk menentukan jenis data apa saja yang boleh dimasukkan dalam field bersangkutan. Kita akan mempraktekkan pengetahuan yang barusan kita dapat pada tabel mahasiswa yang telah kita buat. Misalkan data mahasiswa yang hendak kita simpan adalah nama mahasiswa, tanggal lahir, status aktif (aktif berarti mahasiswa kuliah seperti biasa, non aktif berarti mahasiswa sedang cuti, keluar, atau sudah lulus), dan spp yang harus dibayar tiap bulan. Kita akan membuat field dengan nama :

1.       id_mhs, bertipe Autonumber, kita gunakan sebagai field kunci, pembahasan tentang field kunci akan kita bicarakan pada bagian selanjutnya

2.       nama_mhs, bertipe Text, digunakan untuk menyimpan data nama mahasiswa yang berupa tulisan

3.       tgl_lahir, bertipe Date / Time, digunakan untuk menyimpan data tanggal lahir mahasiswa berupa penanggalan

4.       status_aktif, bertipe Yes/No, digunakan untuk menyimpan data status mahasiswa, apakah mahasiswa tersebut aktif atau tidak

5.       spp, bertipe Currency, digunakan untuk menyimpan data berupa jumlah uang  yang harus dibayarkan oleh mahasiswa setiap bulan.

 Tambahkan field nama_mhs dengan langkah berikut:

 dengan langkah yang sama sebagaimana di atas, tambahkan sisa field yang belum dibuat sehingga tampilan tabel mahasiswa menjadi sebagaimana berikut:

 Menentukan field kunci

Field Kunci pada tabel atau biasa disebut Primary Key, adalah suatu field yang berfungsi sebagai identitas dari tiap record pada tabel. Dengan demikian, field kunci harus bersifat unik (tidak boleh ada 2 record atau lebih mempunyai nilai yang sama). Biasanya field kunci bertipe integer (angka bilangan bulat) namun jika dirasa perlu, kita bisa membuat field kunci bertipe string(teks), hanya saja dari sisi optimasi, tipe integer lebih disarankan. Anda bisa secara manual mengisikan sendiri field kunci ini, sepanjang Anda yakin dari sekian banyak record (dalam database yang serius jumlah record bisa mencapai jutaan) nilai yang hendak Anda masukkan masih belum terpakai. Disarankan menggunakan tipe Autonumber yang secara otomatis mengisikan nilai yang dijamin unik begitu Anda mengisikan record baru pada tabel.

Beberapa kebijakan IT menetapkan pilihan untuk mengisikan field kunci secara manual (manual disini bermakna diisi langsung oleh manusia, atau dengan program eksternal yang tidak memanfaatkan otomatisasi dari database) dalam sistem databasenya, misalkan field kunci berdasarkan nomor KTP, SIM, NIP atau NIM, yang memang bisa dipastikan unik. Namun selama field kunci tersebut masih berupa “sesuatu yang mungkin diubah” dikarenakan masih menjadi sumber informasi bagi user, menurut hemat penulis, hal tersebut bukanlah rancangan database yang baik. Jika dalam suatu kasus, diketahui beberapa tahun kemudian, bahwa PNS dengan nama Bapak “A” menurut data manual yang valid seharusnya mempunyai NIP “xxx”, namun karena kesalahan penginputan data tertulis “yyy”, sedangkan sistem database yang digunakan, menjadikan NIP sebagai field kunci yang menghubungkan seluruh informasi mengenai Bapak “A”. Maka kasus tersebut adalah peristiwa “yang sangat buruk” dalam dunia database.  Langkah-langkah antisipasi mungkin telah dipikirkan, namun sejauh pengalaman penulis, sumber daya yang dihabiskan akan selalu lebih mahal jika dibandingkan dengan penggunaan field kunci otomatis database dan atau tersembunyi dari user. Secara ringkas, menurut hemat penulis, field kunci atau primary key hendaknya:

1. Bertipe integer (bilangan bulat)
2. Tersembunyi dari user atau bukan merupakan informasi yang penting bagi user hanya berguna untuk relasi antar tabel saja.

Setelah membuat tabel, kita dapat memodifikasinya bila diperlukan. Kita dapat menghapus, menyisipkan, atau memindah kolom/field

Menghapus Kolom/field

Penghapusan akan menghapus kolom / field dan data sekaligus secara permanen. Kita tidak dapat mengembalikan kembali kolom/field yang telah terhapus. Untuk menghapus kolom lakukan langkah-langkah sebagaimana gambar berikut:

Menyisipkan Kolom/ field

Misalkan kita hendak menambahkan field/kolom menikah bertipe Yes/No, yang menjadi indikasi apakah mahasiswa bersangkutan telah menikah atau belum. Maka langkah-langkah yang kita lakukan adalah sebagaimana berikut:

  kemudian  anda mulai dapat mengisikan data pada kolom/field menikah sebagaimana pada kolom/field status_aktif. Latihan 1

Anda kini telah memahami secara garis besar pembuatan tabel. Untuk meningkatkan pemahaman Anda tentang bagaimana pembuatan tabel dalam Access 2007, pilih salah satu nomor dan kerjakan soal latihan berikut:

1. Sebagai seorang pedagang herbal yang sedang menanjak sukses, demi untuk meningkatkan layanan kepada pelanggan serta demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen,  Anda memerlukan suatu tabel (TBarang) dalam  database yang dapat menyimpan data mengenai komoditi yang kini Anda sedang Anda geluti.  Tabel yang akan menyimpan data barang Anda hendaknya mengandung unsur berikut:

a.       Id barang, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan teknis database lebih lanjut (field: id_barang, type: Autonumber)

b.      Kode barang, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan barang satu dan lainnya, terutama apabila nama barang sama namun dari pabrik yang berbeda (field: kode_barang, type : Text)

c.       Nama barang, bertipe teks, panjang 30 karakter (field: nama_barang, type : Text)

d.       Jumlah barang (quantity), bertipe integer (field: Qty, type : Number)

e.        Harga kulakan (wholesale price) , bertipe currency (field: wholesale, type : Currency)

f.       Harga jual (retail price) , bertipe currency (field: retail, type : Currency)

2. Sebagai seorang pustakawan sebuah sekolah tinggi yang penuh pengabdian dan tanggungjawab, demi untuk meningkatkan layanan kepada pengunjung perpustakaan serta demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen,  Anda memerlukan suatu tabel (TBuku) dalam  database yang dapat menyimpan data mengenai buku koleksi perpustakaan.  Tabel  tersebut hendaknya mengandung unsur berikut:

a.       Id buku, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan teknis database lebih lanjut (field: id_buku, type: Autonumber)

b.      Kode Buku, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan suatu buku dengan lainnya, terutama apabila nama buku sama namun dari penerbit atau penulis  yang berbeda (field: kode_buku, type : Text)

c.       Judul Buku, bertipe teks, panjang 30 karakter (field: judul, type : Text)

d.      Pengarang Buku, bertipe teks, panjang 40 karakter (field: penulis, type : Text)

e.       Penerbit Buku, bertipe teks, panjang 20 karakter (field: penerbit, type : Text)

f.       Jumlah Buku  (quantity), bertipe integer (field: Qty, type : Number)

g.      Tahun Terbit, bertipe integer (field: thn_terbit, type : Number)

3. Sebagai seorang bendaharawan sejati di suatu STAI, demi untuk meningkatkan layanan kepada pegawai serta demi efisiensi, ketepatan, dan kecepatan manajemen,  Anda memerlukan suatu tabel (TPegawai) dalam  database yang dapat menyimpan data pegawai  yang kini pelayanannya menjadi tanggung jawab Anda.  Tabel yang akan menyimpan data pegawai tersebut hendaknya mengandung unsur berikut:

a.       Id pegawai, sebagai primary key, bertipe integer, automatic, untuk keperluan teknis database lebih lanjut (field: id_pegawai, type: Autonumber)

b.      Nomor Induk Pegawai, bertipe teks, panjang 5 karakter, untuk membedakan pegawai satu dan lainnya, terutama apabila nama pegawai sama namun orang yang berbeda (field: NIP, type : Text)

c.       Nama Pegawai, bertipe teks, panjang 40 karakter (field: nama_pegawai, type : Text)

d.      Tanggal Lahir, bertipe Date/Time(field: tgl_lahir, type : Date/Time)

e.       Jumlah Anggota Keluarga (istri dan anak), bertipe integer (field: jml_keluarga, type : Number)

f.       Tanggal Masuk sebagai pegawai, bertipe Date/Time(field: tgl_masuk, type : Date/Time)

g.      Gaji pokok per bulan, bertipe currency (field: gaji_pokok, type : Currency)

h.      Tunjangan anak dan istri per bulan, bertipe currency (field: tunjangan, type : Currency)

Mengurutkan DATA DALAM Tabel ACCESS

Anda dapat mengurutkan data sehingga Access akan menampilkan data dalam urutan yang Anda inginkan. Anda dapat mengurutkan data secara alphabetis untuk data yang bertipe teks secara Ascending (dari A-Z) atau Descending (dari Z-A), dari nilai terkecil ke terbesar dan sebaliknya untuk data bertipe number,  dan dari waktu terdahulu ke yang paling baru untuk data bertipe Date/Time.Sebagai contoh, misalkan Anda hendak mengurutkan data dari mahasiswa yang paling tua tanggal  ke yang paling muda, maka langkah-langkah yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut:

 untuk menjadikan data  kembali seperti semula, lakukan langkah berikut:

Menyaring DATA DALAM Tabel ACCESS

Anda dapat menyaring (filter) tabel sehingga hanya menampilkan data yang dikehendaki. Sebagai contoh, misalkan Anda hendak menampilkan mahasiswa yang masih aktif saja. Maka langkah yang Anda lakukan adalah sebagai berikut:

   Membuat form acces

Form Access berfungsi sebagaimana kertas formulir: Kita dapat menambahkan, mengedit, dan menjadikan sebagai sumber informasi. Form merujuk pada data yang tersimpan dalam form. Dengan menggunakan form, Anda dapat memilih format, susunan, dan field mana saja yang ditampilkan. Membuat Form secara sederhana dapat dilakukan sesuai langkah-langkah berikut:

Karena informasi  id_mhs tidak berguna bagi user, dan nama-nama isian kotak teks kurang informatif bagi user, maka kita bisa mengeditnya menjadi sebagaimana berikut:

 Kini Anda dapat memasukkan, mengedit, atau menghapus data pada database dengan tanpa melalui akses langsung ke tabel database, yang dalam contoh kita kali ini adalah tabel mahasiswa. Keunggulan akses data melalui form diantaranya:

1. Anda dapat membatasi user untuk hanya memanipulasi field-field yang Anda ijinkan saja.           
2. Meminimalisir kesalahan input data akibat human error. Karena dengan cara bagaimana data dalam tabel itu bisa diakses telah Anda tentukan.
3. Memudahkan user untuk dapat menangkap maksud data apa saja yang mesti dimasukkan
4. Anda dapat lebih leluasa menyisipkan kode pemrograman visual basic for application untuk menerapkan implementasi yang sama sekali berbeda dengan yang tampak dipermukaan, sehingga form tidak secara langsung merepresentasikan suatu tabel seperti halnya form dasar yang telah kita buat tadi.

 Query acces

Query adalah fasilitas untuk mengakses data dengan cara  yang memungkin bagi kita untuk menampilkan data-data dari database dalam bentuk olahan dan atau memanipulasi data dengan alur tertentu. Pada asalnya query dijalankan dengan mengetikkan perintah dalam bahasa komputer yang disebut dengan SQL (Structure Query Language). Namun Access telah menyediakan fasilitas antar muka yang memungkinkan bagi kita untuk membuat perintah SQL secara visual, tanpa mengetikkan baris kode secara langsung. Namun pada pelatihan kali ini, kita akan belajar langsung menggunakan bahasa SQL yang menurut hemat penulis dapat memberikan pemahaman yang lebih baik, dan pada kenyataannya, tidak semua perintah SQL dapat diakomodasi secara visual (tanpa mengetikkan perintah SQL secara langsung).

Secara umum perintah sql terdiri atas:

1.       Perintah menampilkan data, bagan umum  perintah dasar menampilkan data adalah sebagai berikut:

SELECT [field yang hendak ditampilkan]

FROM [nama tabel yang diakses]

 Contoh:

SELECT nama_mhs, tgl_lahir

FROM mahasiswa

2.       Perintah manipulasi data, terdiri atas tiga jenis: penambahan, update, dan penghapusan data. Perintah penambahan data mempunyai format sebagai berikut:

INSERT INTO [nama tabel][field yang dituju]

VALUES [nilai yang hendak dimasukkan sesuai posisi field]

Contoh:

INSERT INTO mahasiswa(nama_mhs, tgl_lahir)

VALUES('test', '30/12/1990')

 Perintah update data mempunyai format sebagai berikut:

      UPDATE  [nama tabel]

SET [nama field] = [nilai]

WHERE [kondisi]

 Contoh:

UPDATE mahasiswa

SET nama_mhs = 'noval'

WHERE id_mhs = 10

 Perintah hapus data mempunyai format sebagai berikut:

      DELETE FROM [nama tabel]

WHERE [kriteria]

 Contoh:

DELETE FROM mahasiswa

WHERE nama_mhs = 'noval'

3. Perintah manipulasi struktur database (Data Definition). Digunakan untuk menambah tabel, menghapus tabel, menghapus database, dan perintah lain yang tidak berhubungan dengan data. Misalkan perintah membuat tabel sebagai berikut:

CREATE TABLE test (

  id_test integer,

  nm_test text

)

Untuk membuat Query, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

 

Membuat report acces

Report atau laporan berfungsi untuk merangkum dan mengolah data sehingga menjadi laporan yang siap cetak atau dipublikasikan ke internet. Kita dapat memasukkan rangkuman data berupa jumlah, total, atau persentasi dalam rincian report. Untuk membuat report dapat dilakukan sebagaimana langkah berikut: